Jak přiblížit portál občana obce občanům

S postupným rozvojem digitalizace veřejné správy přibývá množství realizovaných projektů portálů občana. Pracovníci města věnují spolu s dodavatelem spoustu energie při jejich zavádění. Po dlouhých přípravách, diskuzích, návrzích, konfiguracích, testování atd. je portál připraven k provozu a nyní s napětím čekáme na zájem občanů. Že začnou nadšeně využívat všechny ty úžasné služby a výhody, které jsme pro ně připravili. V tomto okamžiku však práce na zavedení portálu rozhodně nekončí. Jako každá novinka si musí svou cestu k občanům teprve nalézt. A aby tomu tak skutečně bylo připravili jsme pro Vás několik praktických rad jak na to.

• Rozhodně se vyplatí nepodcenit přípravnou část a portál spustit nejprve v pilotním provozu a zpřístupnit jej pouze vybrané skupině uživatelů např. pracovníkům úřadu s tím, že jsme schopni a u nich získat zpětnou vazbu a zkušenosti, které může zajistit pouze reálné využívání služeb. Tento krok nám umožní získat připomínky a nápady, především co se týká srozumitelnosti popisů, postupů a dalších informací, které budou občané pro vlastní provoz potřebovat. Vždy je dobré, aby pracovníci sami využívali to, co připravili pro své občany. 
• Dalším důležitým kritériem pro zpřístupnění portálu občanům je jeho dostupnost a optimální umístění na stránkách města nebo obce.  Bohužel se až příliš často stává, že je odkaz umístěn hluboce ve struktuře menu a mnohdy i pod zavádějícím názvem. Ideální umístění odkazu je na titulní stránce.  
• Informace o obsahu, kontakty podpory, postupy jsou nezbytným předpokladem jeho využívání. Především při jeho zavádění a občany, kteří jej budou využívat poprvé. Největší chybou je odkaz směřovat přímo na přihlašovací dialog s autentizací NIA, kde se občan nedoví nic o možnostech portálu, jím poskytovaných služeb apod. Většinou tento dialog rychle opouští a tím jeho zájem končí. Nejlepším řešením je možnost směřovat odkaz na informační stránku odkud se pak spouští vlastní přihlášení do portálu. Popř. využít k této funkci anonymní části portálu, kde má občan možnost se přímo seznámit s prostředím portálu, poskytovanými službami a buď využít některou ze služeb bez nutnosti autentizace, nebo se přihlásit do autentizované části. 
• Při zavádění portálu, jako každé novinky, nesmí být podceněna propagace jeho možností a služeb. Ze zkušeností vyplývá, že se osvědčil postup, který nepropaguje portál občana jako celek, ale především služby a životní situace, které lze jeho prostřednictvím vyřídit bez nutnosti návštěvy úřadu. Nejčastěji se z počátku jedná o vyřizování nejběžnějších poplatků jako je poplatek za odpad, za psa apod. a postupně se přidávají další služby. Výhodou je možnost na těchto známých procesech snadno představit výhody a přínosy a zároveň seznamování a dobu propagace rozložit a zajistit tím daleko lepší povědomí o možnostech portálu. Následně je možnost tyto informace rozšiřovat i o nově připravované nebo již zavedené funkcionality. 
• Komunikaci je výhodné rozložit na více komunikačních kanálů, které obec pro komunikaci se svými občany využívá, jako jsou – web, zpravodaj, rozhlas, setkání s občany apod. a to třeba i formou seriálu článků. 
• Důležité také je, aby občané viděli, že obec s tímto nástrojem aktivně pracuje a jedná se o běžný komunikační prostředek. Ideální možností je např. využití odkazů na konkrétní formulář, informace k životní situaci apod. Toho lze nejlépe použít např. v elektronické komunikaci, kdy obec podává občanu informaci (např. k přihlášení psa) a zároveň poskytne přímý odkaz na formulář, který je potřeba vyplnit a popis životní situace, která obsahuje podrobné informace a návod. Dalším příkladem využití odkazů může být např. ve zprávách mobilního rozhlasu, sms, www stránkách apod.  
• Kromě poskytované podpory informací, návodů poskytuje portál i další motivační prostředky pro jeho využívání, jako je možnost poskytnutí slevy při elektronické vyřízení. 

Portál občana nabízí spoustu možností rozvoje a je předpoklad jeho rychlého rozvoje, který umožní jak postupně vznikající nové technologie, tak vývoj legislativy. Již nyní se však jedná o hodně silný nástroj komunikace občana s obcí. Jedná však stále o nový způsob komunikace, se kterým nemá velké zkušenosti, ani občan ani úřad. Je proto velice dobré tyto nově vznikající zkušenosti sdílet, chlubit se svými nápady a využívat ty, které se již jiným osvědčili a k tomu jsme snažili přispět i tímto článkem, který vychází ze zkušeností zákazníků.