GINIS Express DDP napojení na elektronickou spisovou službu
Důležitou stránkou použití spisové služby na úřadě je, aby se dokumenty vstupující do spisové služby (ať už v elektronické nebo papírové formě), dostaly v elektronické podobě i do dalších agend. Zároveň je nutné, aby se naopak dokumenty vznikající v agendách, automaticky evidovaly ve spisové službě. Modul „Daně, dávky, poplatky SQL“ (dále jen DDP) řady GINIS Express dokáže zabezpečit obě tyto funkce pro agendu místních poplatků, pokut a pohledávek.
Modul DDP umožňuje napojení nejen na spisovou službu řady GINIS Express (modul ESS – Elektronická spisová služba), ale i na spisovou službu řady GINIS Standard (modul SSD – Systém správy dokumentů).
V rámci napojení na elektronickou spisovou službu (dále jen ESS) jsou řešeny následující životní etapy dokumentů:
- Podání dokumentu do ESS – dokument vznikl v modulu DDP a odesílá se k evidenci do ESS. Typicky se jedná o založení nového případu a jeho podání do ESS.
- Převzetí dokumentu z ESS – dokument byl podán na podatelně a předává se do modulu DDP. Zde může jít například o písemnou přihlášku k poplatku za psa, na základě, které vzniká případ v příjmu poplatek za psy
- Odeslání dokumentu přes ESS – dokument, pokud má adresáta je možné odeslat pomocí některé služby ESS. Takto lze třeba odesílat přes výpravnu poplatníkovi platební výměr.
- Vyřízení dokumentu v ESS – dokument se v ESS vyřídí/uzavře a začne běžet skartační lhůta. Při ukončení platnosti případu se automaticky zobrazuje okno pro vyřízení dokumentu v ESS.
Parametricky lze ovlivnit, jak bude modul DDP pracovat se spisy jednotlivých případů. Buď lze vkládat dokumenty do spisu ručně podle potřeby – v tom případě se problematika spisů řeší na straně spisové služby. Nebo se dokumenty automaticky vkládají do spisu příjmu, nebo do spisu poplatníka čí do spisu případu. Poslední možností je ruční výběr spisu před vložením dokumentu.
Uživatelsky jde také nastavit které druhy dokumentů se budou do spisové služby předávat a s jakým spisovým plánem a znakem. Základními druhy dokumentů v modulu jsou (dle druhu příjmu) „Pohledávka“ nebo „Pohledávka s DPH“. V případě že je modul DDP rozšířen o modul Vymáhání, zvýší se počet druhů dokumentů, které lze do ESS předávat o druhy dokumentů jednotlivých kroků vymáhání, jako např. „Vyrozumění o nedoplatku“, „Upomínka“, „Platební výměr“, atd.
