Obec Citov provozuje bezpečnou spisovou službu v MS Azure
Citov na Přerovsku s více než 500 obyvateli je moderní obcí s kompletní technologickou infrastrukturou. Díky postupné digitalizaci úřadu může být vzorem pro další menší obce a organizace. Od loňského roku totiž provozuje elektronickou spisovou službu od společnosti Gordic.
Loňský rok byl pro obec Citov zlomový. Upustila totiž od vedení spisové služby v listinné podobě a nyní ji provozuje elektronicky. Požadavkem úřadu bylo, aby nemusel zajišťovat hardwarové řešení a s ním spojené zálohování a provoz serveru. GORDIC Distributor BNSOFT ze Znojma proto vybral variantu spisové služby v cloudu MS Azure.
Díky cloudu úřady nemusí platit za vlastní technologie
Díky cloudu obec přistupuje k programům a službám přes internet, kdykoliv a odkudkoliv. Jejich data jsou uložena bezpečně na serverech poskytovatele, takže obec nemusí platit za vlastní technologie a řešit zálohování. Orgány veřejné správy však mohou využívat pouze cloudových služeb zapsaných v Katalogu cloud computingu. Společnost Gordic má svá cloudová řešení v Katalogu zapsána.
Distributor pro úřad vybral produkt připravený na míru pro obce, a to webového klienta SSD GINIS (Systém správy dokumentů). Výhodou webového klienta je, že uživatel vše potřebné najde v jedné aplikaci (Podatelna, Spisový uzel, Výpravna, Spisovna). Pro práci mu stačí pouze PC nebo notebook, webový prohlížeč a připojení k internetu. Díky responzivnímu zobrazení se může do spisové služby přihlásit i z mobilního zařízení.
Přechod na elektronickou spisovou službu byl pro Citov poměrně snadný. Před samotným spuštěním ostrého provozu jsme zorganizovali navíc online školení pro zaměstnance. O implementaci Elektronické
spisové služby jsme si povídali s Lenkou Karasovou, která pracuje na podatelně.
Splnila elektronická spisová služba vaše očekávání?
Ano, splňuje zpracování přijaté i odeslané pošty, e-mailů a datových zpráv na úřadě v digitální podobě. Automatizované stahování zpráv urychluje zapisování pošty a přidělování jednacích čísel. Vše je krásně
dohledatelné, například podle názvu dokumentu, odesílatele či spisového znaku. Navíc všechny přílohy jsou neustále k dispozici.
Co byste u ní vyzdvihla?
Především její dostupnost 24/7 odkudkoliv, kde je připojení k internetu. To je výhoda v případě nepřítomnosti zaměstnance podatelny, který třeba pracuje z domu. To vše u klasického podacího deníku v papírové podobě nebylo možné.
S projektem obec zabodovala v soutěži eGovernment The Best 2022.