Z papíru do cloudu☁️: Jak Srnojedy předehnaly i velká města
O digitalizaci veřejné správy se často mluví v souvislosti s krajskými městy nebo velkými úřady. Málokdo by však čekal, že jedním z nejlepších příkladů efektivní digitalizace bude malá obec Srnojedy na Pardubicku s necelými 800 obyvateli. V době, kdy se mnozí ještě potýkají s papírovými spisy a složitou administrativou, Srnojedy dokazují, že moderní a bezpečné řešení může fungovat i tam, kde je v úřadu jen pár zaměstnanců. Pojďme se společně podívat, že někdy má smysl mít hlavu v “oblacích”, chytrá řešení se stávají skutečností i tam, kde byste to nečekali.
Cesta k modernímu úřadu vedla přes partnerství se společností GORDIC a postupné nasazování nástrojů, které zjednodušily evidenci, zvýšily transparentnost, a především zlepšily služby občanům. Co Srnojedům pomohlo, kde narážely na limity, a jaké výzvy nebo příležitosti může digitalizace přinést i jiným obcím?
Připravili jsme pro vás přehlednou SWOT analýzu, tipy z praxe i doporučení, jak začít – ať už jste malá vesnice nebo středně velký městys.
Silné stránky (Strengths) 💡
- Komplexní digitalizace klíčových agend
Srnojedy využívají platformu GINIS (Express SQL) od Gordicu už více než 20 let – od účetnictví přes registr obyvatel po mzdy, evidenci poplatníků a elektronickou spisovou službu propojenou s datovými schránkami. - Bezpečnostní standardy
Gordic získal nejvyšší českou bezpečnostní certifikaci BÚ3 pro komerční cloud, což zaručuje ochranu citlivých údajů i v malých obcích GORDIC. - Školení a individuální podpora
Implementace zahrnovala onsite školení i osobní asistenci, což zajistilo hladkou adaptaci pracovníků. Následně probíhá kontinuální vzdělávání formou webinářů či krajských školení. - Ocenění za dobrou praxi
Obec se stala vítězem soutěže Egovernment The Best 2024 v kategorii obcí jako projevení inspirující digitalizace.
Slabé stránky (Weaknesses) ⚠️
- Omezené lidské zdroje
Projekt vznikl ze silné potřeby automatizace kvůli dvěma zaměstnancům v úřadě, což ale také znamená výraznou závislost na externní podpoře. - Závislost na jednom dodavateli
Silné provázání na Gordic může být limitující z hlediska flexibility nebo vyjednávací pozice obce.
Příležitosti (Opportunities) 🚀
- Rozšíření funkcionalit
Obec plánuje nasadit i Portál občana, což umožní přímou online komunikaci mezi občanem a úřadem. - Inspirace pro další obce
Díky ocenění a viditelným výhodám se Srnojedy staly vzorem pro menší obce, které se mohou následovat postupný přístup a dosáhnout podobných výsledků. - Trendy digitalizace
Do budoucna se plánují zavádět AI nástroje ke třídění dokumentů či fikce podpisu pro občany, což znamená další efektivizaci úřadových procesů.
Hrozby (Threats) ⚠️
- Legislativní změny
Oblast mzdového systému a spisové služby podléhá častým změnám právní úpravy – bez průběžné aktualizace může hrozit nekompatibilita nebo nedodržení legislativy . - Rezistence k novým technologiím
Někteří občané mohou preferovat tradiční papírové řešení; absence dostatečného komunikačního kanálu může zpomalit adopci novinek. - Závislost na kvalitě podpory
V menším úřadu může chybějící technická podpora zpomalit řešení případných výpadků či chyb.
Tipy & triky pro další obce
- Začněte tam, kde je nejnižší práh:
Například spisová služba nebo evidence plateb – díky ní zjistíte, co zvládnete sami a kde potřebujete pomoc. - Vzdělávejte se hned v průběhu implementace:
Krátké webináře, regionální školení a sdílení zkušeností zajistí vyšší kompetence úředníků. - Bezpečnost především:
Volba řešení s vysokým certifikátem (např. BÚ3) minimalizuje riziko úniku citlivých informací, byť to může zvýšit cenu služby. - Inspirujte se a komunikujte veřejně:
Úspěšné projekty jako Srnojedy pomáhají získat podporu, granty či spolupráci s okolními obcemi. - Postupujte modularitou:
Zaměřte se na jednu agendu po druhé – např. začněte s ekonomickými moduly, poté přidávejte poplatky, datové schránky, Portál občana atd.
💡Co z toho plyne a kde lze uplatnit?
- Růst kapacity úřadu – i s malým týmem můžete zvládnout více práce bez stresu.
- Zvýšená služba občanům – on-line podání, sledování stavu, menší chybovost.
- Finanční úspory a přehled – méně chyb v účetnictví, automatizace plateb, menší papírová administrativa.
- Lepší inspirace a partnerství – oceněná digitalizace zvyšuje důvěru a otevírá dveře další kooperaci.
📌 Doporučení pro ostatní úřady
- Menší obec: Postupně digitalizujte, nejprve interní agendy (ekonomika, mzdy), poté komunikaci s občanem.
- Středně velký úřad: Zvažte implementaci Portálu občana, e-podpisu a datových schránek s podporou AI.
- Okresní / krajské úřady: Investujte do modelů umělé inteligence pro automatické třídění dokumentů, fikci podpisu občanů a integraci s Portálem občana.
Vždy je dobré se zamyslet na poměrem velikost úřadu & agendy a přínosu usnadnění procesů.
Digitalizace Srnojed inspirovala mnoho menších obcí – jejich cesta ukazuje, že i s omezenými zdroji lze dosáhnout výrazného zlepšení v efektivitě, službě občanovi i bezpečnosti. A co je nejlepší – při troše odvahy a správném partnerství je to stoprocentně reprodukovatelné i jinde. Pokud byste chtěli pomoci s konkrétními kroky, jsem tu pro vás!