Umělá inteligence mění podatelny:

Jak AI šetří čas úředníkům i státním institucím očima odborníka

Jakub Fiala

Digitalizace veřejné správy se stává nezbytností. Úřady čelí obrovskému náporu administrativy – každodenně zpracovávají stovky až tisíce příchozích dokumentů. Rychlost, přesnost a efektivita zpracování těchto podání má zásadní dopad nejen na plynulost úředních agend, ale i na spokojenost občanů. Umělá inteligence (AI) se právě v této oblasti ukazuje jako nástroj s potenciálem proměnit fungování státní správy k lepšímu.

Ministerstvo vnitra proto ve spolupráci se společností Gordic testuje systém, který dokáže automatizovaně třídit příchozí dokumenty. Jak vysvětluje Jakub Fiala z Gordic, cílem je ulevit pracovníkům podatelen od rutinní zátěže a zrychlit celý proces nakládání s podáními – aniž by se přitom jakkoli ohrozila bezpečnost nebo přesnost zpracování.

Moderní AI systémy (např. Chat GPT aj.) dokážou analyzovat texty, třídit dokumenty podle obsahu, a dokonce navrhovat, jaké oddělení má konkrétní podání řešit. To vše bez úniku dat mimo organizaci. Tento pokrok přináší významné úspory času a eliminuje zdlouhavou rutinní práci, která dosud zaměstnávala desítky lidí.

🤖Chytrý pomocník místo náhradníka

Nové AI nástroje nenahrazují lidské pracovníky – slouží jako asistenti, kteří jim odlehčují rutinní zátěž. Například při zpracování příchozích e-mailů nebo datových zpráv běžně padne více než tucet kliknutí a více než minuta času na jeden dokument. Při stovkách podání denně se jedná o výraznou časovou investici.

Díky nasazení umělé inteligence může být tento proces výrazně zkrácen. AI dokáže automaticky rozeznat typ dokumentu, určit jeho prioritu a doporučit směřování na příslušné oddělení. Výsledkem je plynulejší chod úřadu, rychlejší odezva směrem k veřejnosti a větší prostor pro řešení odborné agendy namísto administrativních úkonů.

Bezpečnost a flexibilita na prvním místě🏆

Jedním z nejdůležitějších aspektů při zavádění AI do veřejného sektoru je bezpečnost. Moderní systémy pro automatické třídění běží přímo v rámci infrastruktury úřadu, bez jakéhokoliv přenosu dat mimo organizaci. Pracovníci si navíc mohou sami upravovat klíčové parametry – například definice oddělení, třídicí logiku nebo podobu vstupních pokynů (tzv. promptů).

To znamená, že AI systém není uzavřená černá skříňka, ale nástroj, který se přizpůsobuje konkrétním potřebám úřadu. Navíc se průběžně učí z reálných dat a zkušeností uživatelů, takže jeho přesnost i užitečnost postupně rostou.

A dál? .. AI jako spojence veřejné správy

Umělá inteligence přináší reálné a měřitelné zlepšení do oblasti, kde byl dříve kladen důraz na rutinu a mechanickou přesnost. Dnes může být podatelna nejen efektivní, ale i inteligentní – schopná rychle reagovat, třídit a předávat podání s minimálními nároky na lidskou obsluhu.

Zavádění těchto systémů není jen výsadou velkých ministerstev – obdobná řešení lze přizpůsobit i pro menší městské úřady, obce nebo příspěvkové organizace. Investice do chytrých nástrojů se velmi rychle vrací formou úspory času, vyšší spolehlivosti a celkové kultivace úředního procesu.

💡Tipy a doporučení pro úřady zvažující nasazení AI:

  • Začněte malým pilotem – testujte AI na reálných datech z vaší podatelny a postupně rozšiřujte.
  • Zajistěte bezpečné prostředí – vybírejte řešení, která běží výhradně v interní infrastruktuře.
  • Upravujte systém podle potřeby – aktivní práce s nastavením promptů a kategorií významně zvyšuje přesnost.
  • Zapojte zaměstnance – AI nejlépe funguje jako týmový partner, nikoli jako náhrada.
  • Průběžně vyhodnocujte výsledky – sledujte úspěšnost třídění a využijte možnosti tzv. fine-tuningu.