NENÍ KONVERZE JAKO KONVERZE

V poslední době se setkáváme s častými problémy, co se týká konverzí dokumentů. Máme 3 typy konverzí, které se od sebe zásadně liší, a při nesprávném použití může dojít ke ztrátě originálu dokumentu.

Typy konverzí:

• Tlačítko konverze/schválení v systému GINIS

                 V případě této funkcionality se jedná o prostou konverzi (převod) dokumentů. Provádí se výhradně u vlastních dokumentů a používáme ji u převodu formátů doc., xls., rtf., …
                 Při této možnosti můžeme vlastní dokument nejen zkonvertovat do validního PDF, ale také podepsat a časově orazit.

• ZDF – změna datového formátu

                 Při změně datového formátu neboli ZDF, dochází ke konverzi z nevalidního formátu na validní formát pdf (PDF/A). Součástí této změny je doplnění poslední stránky o ověřovací doložku, podobně                   jako je tomu při autorizované konverzi. Tuto změnu provádíme u cizích příchozích dokumentů, které byly elektronicky podepsány a časově oraženy. K zajištění správné změny datového formátu je potřeba kvalifikovaný elektronický podpis a časové razítko. Používá se převážně před samotnou elektronickou skartací při kontrole metadat.

• Konverze přes CZECHPOINT

                 Konverze přes CZECHPOINT slouží k převodu dokumentů do papírové nebo elektronické podoby. Jedná se o autorizovanou konverzi, při které nám vznikne druhý originál v opačné podobě. V  obou případech je k dokumentu doplněna ověřovací doložka. Stejně jako u ZDF je i u autorizované konverze potřeba kvalifikovaný elektronický podpis a časové razítko. V dnešní době je čím dál častější převod z papírové podoby do elektronické, aby bylo možné v elektronickém systému spisové služby uchovávat čistě elektronickou podobu.