Jak se připravit na novou spisovou legislativu účinnou od 1. 1. 2027?
Od 1. ledna 2027 začne naplno platit novelizovaná legislativa v oblasti vedení spisové služby. Klíčové změny se dotknou jak procesů, tak i technického zázemí – především zavedení atestovaných elektronických systémů spisové služby (eSSL) podle zákona č. 499/2004 Sb., vyhlášky č. 259/2012 Sb. a Národního standardu.
Co to znamená?
Určení veřejnoprávní původci budou muset od tohoto data:
provozovat atestovanou eSSL, která bude odpovídat požadavkům nové legislativy
přizpůsobit své vnitřní předpisy, procesy i technologické řešení spisové služby novým pravidlům,
mít všechny dokumenty zařazeny ve spisech, již nebude možné vyřizovat samostatné dokumenty mimo spis,
upravit spisový a skartační plán, včetně nových věcných skupin a zrušení skartačních znaků „V“,
a další…
Co je třeba udělat už teď?
Seznamte se s legislativou a metodikami
Sledujte aktuální znění zákona, vyhlášky a metodiky Ministerstva vnitra. Důraz je kladen na elektronickou podobu vedení spisové služby, interoperabilitu a auditní dohledatelnost.Změňte návyky už nyní
Všechny nové dokumenty už vkládejte do spisů. Spisy zatřiďujte do věcných skupin hned při vzniku. Dodržujte pravidla pro e-podpisy a digitální formát dokumentů.Upravte Spisový řád a plán
Revidujte interní předpisy tak, aby odpovídaly novým pravidlům. Zahrňte změny v přijímání dokumentů, práci s kontejnery, jejich uchovávání a archivaci.Připravte migrační schéma
Starší záznamy bude třeba transformovat do nového systému. Definujte pravidla, jak naložit s dokumenty a spisy, které nejsou uzavřeny do 31. 12. 2026.Zajistěte úpravy v ostatních informačních systémech (SED)
Samostatné evidence dokumentů musí být propojeny s eSSL a splňovat nové nároky. Pokud nejsou plně v souladu, bude nutné je upravit nebo doplnit integraci.Školte zaměstnance
Zavádění nové legislativy není pouze technický problém – změna pracovních návyků a porozumění novým pravidlům je klíčová pro úspěšný přechod.
Nečekejte na poslední chvíli
Přechod na atestovanou eSSL je složitý proces vyžadující čas, investice i změnu myšlení.
Začněte jednat včas. Úprava systému, dokumentace i zaškolení lidí zabere měsíce. Čím dříve začnete, tím klidnější bude přechod na nové povinnosti. Náš implementační tým Vám bude nápomocen.
Autor: Petr Vysloužil