ČASTÉ CHYBY PŘI SKARTAČNÍM ŘÍZENÍ

Skartační řízení se do nedávné doby provádělo pouze papírovou formou. Nyní se ale provádí jak formou papírovou nad dokumenty do roku 2011 včetně, tak od roku 2012 formou elektronickou.

Papírová forma skartačního řízení:
Při skartačním řízení papírovou podobou se nám nic nemění a zůstává v původním stavu. Připraví se archivní boxy, v kterých jsou dokumenty, které se navrhují ke skartaci případně archivaci. Připraví se průvodní dopis a skartační návrh všech navrhovaných krabic ke skartaci. Následně se zasílá příslušnému archivu.

Elektronická forma skartačního řízení:
Při elektronickém skartačním řízení je potřeba si uvědomit, že je důležité mít připravené nejenom balíky s dokumenty v systému elektronické spisové služby, ale také fyzické. Je podstatné, v jaké podobě je originální dokument. Pokud je dokument čistě v elektronické podobě, tak bude uchován pouze v elektronické spisové službě. V případě, že je dokument v analogové (papírové) podobě, je potřeba, aby byl nejen zapsaný (případně naskenovaný) v elektronické spisové službě, ale musí být připraven také fyzicky v boxu (spisu, krabici…).

V papírovém balíku musí být vložený seznam všech dokumentů a spisů. Tento seznam je vygenerovaný z ESSS a musí souhlasit s fyzickým.

Musí být vždy dohledány všechny papírové originály navrhované archivu bez ohledu, zda se jedná o „S“, „V“ nebo „A“.

Pokud je vše dohledáno a připraveno, může se přejít k samotnému skartačnímu řízení přes národní portál.