Elektronická spisová služba povinností i příležitostí

Od 1. 1. 2026 mají všechny organizace, které mají povinnost vést spisovou službu dle zákona č.
499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, §3 odst. 1, takto činit v atestovaném elektronickém systému.

Tato nová povinnost se dotýká zejména malých obcí, škol a školských zařízení (§3 odst. 1 písmeno f) j)
zákona č. 499/2004 Sb.), které mají možnost vést spisovou službu v listinné podobě do 31. 12. 2026.

Pro organizace, které v současnosti vedou spisovou službu v listinné podobě to neznamená jen pořídit si program, který jim zajistí kompletní vedení agendy spisové služby elektronicky, ale zejména změnu řady zažitých pracovních postupů.

Potřeba zrychlení elektronizace běžných pracovních postupů se ukázala jako klíčová v covidovém období, kdy se osobní kontakt stal doslova nežádoucí. Dalším bodem, který je potřeba zmínit, je nárůst počtu uživatelů datových schránek od 1. 1. 2023. Od tohoto data bude zřízena datová schránka všem právnickým osobám a zejména všem podnikajících fyzickým osobám. Taktéž bude zřízena datová schránka fyzickým osobám, které se po tomto datu přihlásí přes elektronickou identitu občana svým prostředkem elektronické identifikace. Orgán veřejné moci (OVM) má povinnost doručovat dokumenty prostřednictvím datových schránek dle § 19 odst. 1 SpŘ a § 17 odst. 1 z.č.300/2008 Sb.

Z toho vyplývá, že bude potřeba ve větší míře řešit podání a doručování datových zpráv do datových
schránek dříve než od roku 2026.

Jak už jsme si nastínili výše, vedení elektronické spisové služby není jen o programu, ale také o kvalitní metodické pomoci potřebné pro nastavení nových pracovních postupů. Společnost GORDIC vám dokáže nabídnout nejen kvalitní atestovaný program pro vedení spisové služby elektronicky, ale i metodickou podporu při zavádění elektronizace pracovních postupů.

Pro školy a školská zařízení si GORDIC připravil speciální edici elektronické spisové služby GINIS SSD
Education, která je přizpůsobena potřebám škol a školních zařízení. Na novém webovém portálu spisovasluzbaproskoly.cz se můžete dozvědět více zajímavých informací o této edici.

Pro malé obce i příspěvkové organizace je taktéž přichystáno kompletní řešení vedení elektronické
spisové služby. Lze ji provozovat přímo v infrastruktuře obce nebo ji nově máte možnost využívat jako softwarovou službu v bezpečném cloudu založeném na technologiích Microsoft AZURE.

Jsme připraveni poskytnout vám nezávazné konzultace, cenové nabídky i školení v oblasti elektronických spisových služeb i elektronizaci pracovních postupů pro vaši organizaci.

Nemějte obavy, společně to zvládneme.