Řešení správy uložení digitálních dokumentů je určeno pro všechny organizace, které chtějí zodpovědně vyřešit otázku důvěryhodného uložení dokumentů, ať už provozují jakýkoliv systém spisové služby (nejen GINIS-SSL). A to vše s jistotou, že i za mnoho let digitální dokumenty neztratí svou autenticitu.

Digitální spisovna je provozována v souladu se standardem OAIS. Zajišťuje příjem dokumentů do digitální spisovny ve formě datových balíčků SIP (Submission Information Package).Po ověření práv přístupu jsou SIP balíčky uloženy do karantény. V rámci příjmu realizuje kontrolu metadat, formátů a škodlivého kódu, uložení do nezbytné karantény a následně vytvoří balíčky AIP (Archival Information Package), které uloží do digitální spisovny. Kompletní provoz digitální spisovny v souladu s legislativou, požadavky Národního standardu a OAIS.Výpůjčky, změny datových formátů, realizace skartačního řízení, předání do digitálního archivu a následné protokolární zničení (smazání) dokumentů. Digitální spisovna umožňuje správu nejen digitálních, ale i analogových (listinných) dokumentů a jejich metadat. Digitální spisovna zabezpečuje správu a konzistenci metadat všech uložených AIP balíčků a umožňuje správci spisovny řešit konfliktní stavy.

Shrnutí výhod:

• Důvěryhodné střednědobé i dlouhodobé uložení všech dokumentů úřadu / organizace
• Řešení je nezávislé na provozovaném systému spisové služby
• Možnost centrálního uložení dokumentů z různých agendových informačních systémů
• Přehledná a jednotná správa digitálních, analogových i hybridních dokumentů a spisů.
• Snadné provedení skratačního procesu včetně přenosu archiválií do příslušných archivů či NDA
• Řešení pro všechny druhy spisoven (odborové, centrální atp.)
• Splnění legislativních požadavků

Pokud máte zájem o podrobnější informace, neváhejte se na nás obrátit.

Autor: Mgr. Jaromír Filip