Kdo je povinen vykonávat spisovou službu a v jakém rozsahu? Vše je uvedeno v zákoně 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, v oblasti výkonu spisové služby a archivnictví.

Jak již název napovídá, tento zákon byl mnohokrát upraven, aby nám dnes mohl naše otázky zodpovědět. Nejprve se tedy podíváme na první část otázky, a tou je „KDO“.

Dle § 3 odstavce 1, je stanovena skupina veřejnoprávních subjektů, jako nositelů povinnosti uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií. Jsou to tito:

a) organizační složky státu,
b) ozbrojené síly,
c) bezpečnostní sbory,
d) státní příspěvkové organizace,
e) státní podniky,
f) územní samosprávní celky,
g) organizační složky územních samosprávních celků, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k zákonu,
h) právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávními celky, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k zákonu,
i) vysoké školy,
j) školy a jiná školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování (dále jen „školy“),
k) zdravotní pojišťovny,
l) veřejné výzkumné instituce,
m) právnické osoby zřízené zákonem.

Nyní nám zbývá určit rozsah, v jakém jsou veřejnoprávní subjekty povinny vykonávat spisovou službu. Ta totiž může být vedena v plném rozsahu (odborná správa dokumentů vzniklých z jejich činnosti nebo z činnosti jejich právních předchůdců zahrnuje řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností) a v rozsahu omezeném.

Do výkonu spisové služby (dále jen SSL) v plném rozsahu spadají tito:

a) veřejnoprávní původci z předchozího výčtu pod písmeny a) až e), i) a k) až m),
b) kraje,
c) hlavní město Praha,
d) obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem,
e) městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hlavního města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem nebo působností obce se stavebním nebo matričním úřadem.

Ostatní obce (bez pověřeného obecního úřadu, bez stavebního úřadu a bez matričního úřadu), které nespadají do plného rozsahu SSL, vykonávají spisovou službu také, ale v rozsahu omezeném. Toto omezení spočívá pouze v tom, že v budově kde je umístěna spisovna nebo správní archiv, nemusí být splněny specifické prostorové, provozní a bezpečnostní podmínky (např. prostory nemusí být chráněny před povodněmi a jiným působením přírodních vlivů nebo jevů vyvolaných člověkem apod.). Všechny ostatní podmínky rozsahu výkonu spisové služby musí tzv. „ostatní obce“ splňovat.

Následující výčet nám uvádí, zdali musí být SSL vykonávána v elektronické podobě, nebo má subjekt možnost volby mezi elektronickou a listinnou SSL.

• Kraj
výkon SSL v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby

• Hlavní město Praha
výkon SSL v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby

• Obce s pověřeným obecním úřadem, obce se stavebním úřadem, obce s matričním úřadem
výkon SSL v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby nebo v listinné podobě – tj. možnost volby

Zvláštní výjimku tvoří utajované dokumenty. V těchto případech totiž lze vykonávat SSL v listinné podobě nebo v elektronickém systému SSL, který je součástí informačního systému pro nakládání s utajovanými informacemi a splňuje podmínky stanovené národním standardem.

Kontaktní formulář

Zadejte prosím Vaše jméno
Zadejte prosím Váš telefon
Zadejte prosím Vaši emailovou adresu Emailová adresa není platná
Zadejte prosím text Vašeho dotazu

Odkazy

GORDIC – Přední český tvůrce a dodavatel informačních systémů
GORinfo – Elektronická verze časopisu společnosti GORDIC®
Vím, kam klikám – Bezpečnostní průvodce internetem
Smart Cities Od chytrého úřadu k chytrému městu
ISVS – Zpravodajství a služby z oblasti ISVS a eGovernmentu
KYBEZ – Platforma kybernetické bezpečnosti
Asociace bezpečná škola
gordiccybersec.cz – Řešení GDPR a kybernetické bezpečnosti společně

Mapa webu
Pro partnery

Kontakt

BNSOFT s. r. o.
Bezručova 929/3
669 02 Znojmo
e-mail: bnsoft(at)bnsoft.cz

tel.: +420 515 300 611
mobil: +420 728 121 905
fax: +420 515 300 642

facebook