Připravte se na novou spisovou legislativu účinnou od 1. 1. 2027
Od 1. ledna 2027 vstupují v účinnost zásadní změny v oblasti výkonu spisové služby. Veřejnoprávní původce čeká přechod na nová pravidla pro práci s dokumenty a úprava spisového a skartačního plánu (SSP). Cílem je sjednotit evidenci, ukládání i archivaci dokumentů v elektronické podobě.
Přechodné období do 31. 12. 2026
Ministerstvo vnitra stanovilo přechodné období, během něhož mohou původci:
- upravovat vnitřní předpisy (zejména spisový řád a SSP),
- sjednotit označování spisů a skartačních znaků,
- postupně přizpůsobovat spisovou službu novým požadavkům.
Po 1. 1. 2027 bude výkon spisové služby možný pouze v souladu s novou legislativou a atestovaným systémem eSSL. Výjimka z povinnosti atestace eSSL existuje pro obce bez stavebního či matričního úřadu, některé organizační složky a školy.
Nový vzor SSP od Ministerstva vnitra
Ministerstvo vnitra zveřejnilo aktualizovaný „Vzorový spisový a skartační plán obce I. typu (bez matričního a stavebního úřadu)“, který slouží jako doporučený základ pro tvorbu vlastních plánů.
Příklad skutečných položek:
– 1.1 – Součinnost se správními úřady a ostatními úřady a organizacemi, skartační režim S/5
– 1.11.3 – Smlouvy obchodní (hospodářské, darovací, smlouvy o dílo, ostatní druhy smluv), S/5
– 12.1.2 – Obecně závazné vyhlášky obce, nařízení obce, A/5
Z nového vzoru zároveň vyplývá několik povinných úprav:
- ruší se skartační znak „V“ (výběr),
- u vybraných položek je třeba stanovit jednoznačný počátek běhu skartační lhůty,
- SSP by měl vycházet z věcného členění dokumentů podle agend, které původce vykonává.
Doporučení pro obce a organizace
- Zkontrolujte, zda váš spisový plán odpovídá vzoru MV.
- Zrušte použití skartačního znaku „V“.
- U položek, kde se skartační lhůta neodvíjí od běžného vyřízení dokumentu, stanovte počátek jejího běhu (např. po pozbytí platnosti smlouvy či ukončení pracovního poměru).
- Upravte spisový řád, aby navazoval na nový SSP.
- Postupujte podle metodiky MV pro přechodné období (2023).